Le banche dati bibliografiche permettono due tipi di ricerca:

• per accessi formali, descrittivi del documento (autore, titolo, titolo della collana, della rivista, …, tipo di pubblicazione, data di pubblicazione, etc etc)
• per accessi semantici, ovvero elementi riguardanti i contenuti dei documenti

Se gli aspetti formali sono intuitivi e quasi tutti immediatamente riconoscibili, vale la pena approfondire invece il discorso per gli accessi semantici.

Questi possono essere di diversi tipi, ad es.:

• parole chiave
• soggetti
• termini di thesaurus
• classificazione

La ricerca per parole chiave è la più intuitiva e funziona anche in banche dati non strutturate per ricerche semantiche, nel senso che anche una ricerca nei campi formali può dare indicazioni sui contenuti, dal momento che alcuni campi come il titolo dell’opera o della collana rimandano agli argomenti trattati.

Se poi la banca dati è più ricca e comprende anche elementi come l’abstract (= la sintesi del documento), come nella maggior parte delle banche dati bibliografiche, o addirittura è una banca dati full text e quindi la ricerca delle parole chiave avviene sul testo integrale del documento, la ricerca avrà maggiore efficacia.

E' questo il caso, ad es., di quando facciamo una ricerca sulla maschera iniziale, senza selezionare nessun campo specifico. Oppure quando scegliamo o abbiamo a disposizione campi come titolo, abstract o full-text.

In alcuni casi le banche dati poi chiedono agli stessi autori di indicare parole chiave che descrivano il proprio lavoro, creando un doppio livello di parole chiave: quelle scelte liberamente da chi fa la ricerca e quelle scelte dagli autori. A livello pratico non ci sono però molti effetti.

Nelle principali banche dati bibliografiche il valore aggiunto è dato dall’intervento di operatori specializzati per l’inserimento e il controllo dei dati, sia descrittivi che semantici. In questo caso è facile che mettano a disposizione un thesaurus, cioè un vocabolario controllato di termini in relazione tra loro e approvato da specialisti. La struttura di un thesaurus stabilisce gerarchie di concetti, dal generale al particolare (broader terms / narrower terms) e suggerisce parole in sostituzione di altre equivalenti ma non preferite (used for).

Anche in assenza di esso, possono però esserci (o coesistere) ricerche per soggetto (stringhe di descrizione semantica) o per classificazione (voci di descrizione semantica ordinate gerarchicamente)

Tali termini vengono assegnati dagli operatori a ciascuna scheda bibliografica per meglio descriverne i contenuti  e successivamente individuare l’elenco di documenti pertinenti rispetto alla ricerca.

Es: Il Thesaurus di PubMed, chiamato MeSH, è forse il più noto

In una piattaforma che ospita più banche dati, come quella di ProQuest, se non si è all'interno di una specifica banca dati bisogna selezionare il thesaurus desiderato. I thesauri infatti sono vocabolari disciplinari.